Artikel

Mengkaji Permasalahan pada Badan Kearsipan dan Dokumentasi

di Kabupaten Jember

(dibuat guna untuk memenuhi tugas kearsipan dan dokumentasi kelas B)

Oleh :

Sari Agustina             130210302010

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

PENDIDIKAN SEJARAH

UNIVERSITAS JEMBER

2013/2014

Arsip adalah dokumen atau catatan yang disimpan atau di deposit secara permanen di suatu gedung dengan alasan historis, administratif, hukum, dan ilmu pengetahuan untuk kepentingan bernegara, arsip juga dapat diartikan sebagai fasilitas atau tempat untuk menyimpan dokumen pemerintah yang mempunyai nilai guna terus-menerus.

Fungsi dari arsip sendiri sebagai bukti sejarah, administratif (contoh : perebutan Linggitan dan Sipadan), dasar hukum dan ilmu pengetahuan. Menurut UU no: 7 tahun 1971 arsip digolongkan menjadi dua yaitu : 1) Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan oleh lembaga-lembaga untuk kehidupan sehari-hari, dan 2)  Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi untuk kepentingan oleh lembaga dalam kehidupan sehari-hari, arsip ini memiliki nilai guna yang abadi. Sedangkan berdasarkan huku arsip dibagi menjadi dua yaitu 1) Arsip tidak Orisinil adalah arsip yang tidak menggunakan tanda tangan dengan tinta (foto kopi, scan), dan 2) Arsip Orisinil adalah arsip yang di dalamnya terdapat tangan asli menggunakan tinta.

Dalam Badan Kaarsipan dan Dokumentasi di Kabupaten Jember di bangun pada tahun 1970, gedung ini dulunya adalah gedung cipta karya. Padaumumnya arsip yang disimpan di Badan Kearsipan dan Dokumentasi di Kabupaten Jember 99% adalah arsip SPJ keuangan (gaji pegawai dan gaji tidak langsung ( pembelanjaan barang dan jasa)), tidak seluruhnya arsip ini disimpan di badan kearsipan Jember akan tetapi disimpan di SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) masing-masing. Di badan kearsipan ini tidak menyimpan sama sekali tentang arsip kesejarahan. Arsip yang ada di badan kearsipan ini tidak boleh dipinjam dan hanya boleh di foto kopi karena ada undang-undang yang menyatakan bahwa ada arsip yang boleh di pinjam atau tidak, akan tetapi jika arsip itu sangat dibutuhkan dan harus di pinjam maka harus melalui beberapa prosedur yang tersedia. Arsip yang disimpan yang tertua tahun 1999 sampai 2011, di badan kearsipan dan dokumentasi Jember ini tidak pernah melakukan pemusnahan karena minimnya dana anggaran dari pemerintah.

Struktur Organisasi di Badan Kearsipan Kabupaten Jember

Kantor Perpustakaan dan Kearsipan dan Dokumentasi

Kasubag TU

Kasi Kasubag

·         Kasi Pengembangan

·         Kasi Perpustakaan

·         Kasi Arsip dan Dokumentasi

Kelompok Fungsional ( pustakawan dan pustakawati )

Alur Pengklasifikasian Arsip di Badan Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Jember

Penerima arsip dari pencipta arsip

Mengklasifikasi arsip menurut permasalahan masing-masing

Arsip yang sudah diklasifikasi dimasukan ke dalam progran di komputer

Dimasukan ke dalam kerdus sesuai dengan tahun masing-masing

Hasil pengklasifikasian di rekap dan didokumenkan

Dimasukan ke dalam rak pada tiap ruangan yang sudah ditentukan

Alur peminjaman Arsip di Badan Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Jember

Peminjam arsip membawa surat dari SKPD arsip yang akan dipinjam

Diterimaoleh lembaga arsip dan ditindak lanjuti

Karyawan arsip menunjukan keruangan yang ditunjukan di mana arsip berada

Mengisiserah terima/ berita acara peminjaman arsip

Permasalahan dalam Badan Kearsipan dan Dokumentasi di Kabupaten Jember

Di Dalam badan kearsipan dan dokumentasi di Kabupaten Jember ini banyak kendala atau masalah, yaitu:

          Dalam hal penyimpanan dan perawatan arsip kurangnya anggaran dana dari pemerintah daerah setempat. Menurut dari sumber bahwa kurangnya anggaran sangat berpengaruh besar dalam perawatan arsip, contohnya saja kurangnya persediaan tempat ( rak/ loker ) untuk menyimpan arsip yang sudah dipilah. Selain itu telah diketahui bahwa badan kearsipan dan dokumentasi di Jember tidak pernah melakukan pemusnahan karena tidak ada atau minimnya dana untuk melakukan pemusnahan jadi arsip yang tidak dibutuhkan masih disimpan maka itu tidak ada penyimpanan khusus untuk arsip-arsip tersebut, arsip-arsip jadi menumpuk dan kekurangan lahan penyimpanan.

Karena kurangnya dana anggota pengurus dalam badan kearsipan dan dokumentasi hanya memiliki lima personil, terbatasnya personil menjadikan perangkapan tugas untuk mereka kelola, seperti halnya yang menjabat sebagai staf biasa mereka merangkap tugas menjadi arsiparis. Selain itu mahalnya dana yang diberikan seseorang untuk menjadi arsiparis di jember terlalu mahal jadi minimnya lulusan D3 kearsipan.

Untuk menangani atau menanggulangi permasalahan tersebut, antara lain :

1)       harus adannya kesadaran dan kepedulian pemerintah terhadap badan kearsipan dan dokumentasi di kabupaten jember. Bahwasannya keberadaan arsip adalah penting karena adanya arsip menjadi bukti autentik dan konkrit sewaktu-waktu bila di butuhkan, jadi harus mendapat perawatan yang khusus agar tidak rusak dan hilang. Maka itu pemerintah harus menambahi anggaran dana yang lebih mencukupi atau lebih kebadan kearsipan dan dokumentasi agar terawat secara maksimal.

2)      Penambahan rak atau loker penyimpanan, dengan penambahan rak jadi arsip yang tidak tertata dengan rapi bisa dimasukan di rak atau loker agar tidak termakan rayap dan terjaga keutuhannya.

3)      Penambahan anggota personil di badan kearsipan dan dokumentasi, agar setiap personil fokus terhadap satu pekerjaan dan pekerjaannya tidak  terbengkalai, selain itu diturunkannya tunjangan dana yang terbilang mahal untuk menjadi arsiparis supaya tidak kekurangan arsiparis dan adannya minat seseorang untuk masuk ke badan kearsipan atau kuliah D3 kearsipan.

Adapun permasalahan yang lain di badan kearsipan dan dokumentasi di jember adalah salah satua bagian ruangan penyimpanan yang sudah penuh, tidak memenuhi kapasitas penyimpanan arsip dan tidak terawatnya ruangan itu , banyak yang roboh arsip yang diletakan di kardus dan di kala hujan mengalami kebocoran.

Langkah untuk menangani permasalahan ini antara lain:

1)        Adannya tambahan dana dari pemerintah untuk perawatan tata ruang arsip dan dokumentasi.

2)        Anggota atau personil yang ada di badan kearsipan dan dokumentasi melakukan kegiatan kerja bakti sebulan sekali membersihkan ruang dan menata arsip-arsip yang belum tertata maupun terjatuh, supaya jika ada program kerja bakti arsip tertata rapi dan bersih (tidak berdebu), ruangan bersihdan terlihat menarik jadi pengunjung atau orang yang akan mencari arsip akan merasa nyaman.